Si tienes un negocio, ya sea como autónomo o como sociedad, es fundamental que te familiarices con ciertos términos que son muy comunes a la hora de facturar tus servicios. Hoy te contábamos qué son las facturas proforma.

Las facturas proforma no deben confundirse con las facturas normales ya que no tienen la misma validez legal, ni fiscal, ni comercial. Por eso conviene conocer el significado real de la factura proforma, para que sirve y como hacer una. Te dejamos esta información muy útil que puede ayudarte en tu empresa por si alguna vez tuvieras que hacerla.

Qué es la factura proforma

La factura proforma es un documento previo a una factura en la que se indica toda la información del pedido, a modo de borrador. Es decir, es como una factura provisional que se entrega antes de que la operación sea definitiva.

Se suele realizar cuando, tras enviar un presupuesto, se acepta y se crea una factura proforma. Pero no es un justificante de pago ya que aún no se ha abonado nada.

Una factura proforma es un documento en el que se especifica una operación de compraventa. Ésta se emite antes de finalizar la venta y en ella se detallan las condiciones. Es decir, es el borrador o una visión de lo que será la factura final.

Si aún dudas si puedes facturar sin ser autónomo no dejes de leer este artículo donde te lo explicábamos todo.

Factura proforma, una factura provisional

Una factura proforma es una factura provisional que entregaremos al cliente donde especificaremos los detalles de una futura actividad comercial. Es importante que sepas que una factura proforma no tiene valor fiscal ni contable, simplemente es un documento en el que se especificarán los detalles de una futura factura definitiva.

Esto quiere decir que una factura proforma no te servirá para deducírtela en tus impuestos. Como te hemos comentado en otras ocasiones, es muy importante que siempre pidas factura de todos tus gastos para poder deducírtelos.

Si aun no sabes qué gastos te puedes deducir, no dejes de leer este artículo.

De la misma forma que en una factura ordinaria, una factura proforma debe incluir un precio, una base y unos impuestos que corresponden a las condiciones por las que facturaríamos unos servicios. Como haríamos con un presupuesto, pero tenemos que dejar claro que no son exactamente lo mismo.

Para qué sirve la factura proforma

La factura proforma sirve como comprobante de una operación comercial que aún no ha se ha producido. Ni se ha pagado, ni se ha recibido. Existen muchas situaciones en las que un negocio necesita hacer saber a su cliente cómo funcionará una operación comercial para que este último se anime a dar el paso a la compra. La factura proforma es un documento ideal para este tipo de situaciones.

Cuando el cliente acepta la factura proforma, esta se convierte en una factura ordinaria para que el cliente proceda al pago.

 La factura proforma es un documento de carácter informativo, pero no vinculante. Este tipo de factura sirve para informar y acordar las condiciones de venta de nuestro servicio o producto a nuestros clientes. De esta forma, sirve como ejemplo provisional para que el cliente vea cómo será la factura definitiva.

Ahora bien, en el supuesto que llegaras a tener problemas con algún cliente porque no te paga o porque no os ponéis de acuerdo, la factura proforma tiene validez jurídica y acredita que ha habido algún indicio de actividad.

¿La factura proforma se contabiliza?

Como hemos comentado no tiene ningún tipo de validez contable, ni fiscal, ni legal, vamos que no es válida para Hacienda. Solo se pueden presentar a la Agencia Tributaria una factura ordinaria, jamás aceptará una factura proforma como válida ya que no es un documento fiscal.

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Elementos de una factura proforma

Para no confundir una factura ordinaria con una proforma, lo primero que debes incluir es un título que especifique ‘factura proforma’. El resto son los mismos datos que incluirías al hacer facturas. Estos son:

• Fecha: Cuándo emites tu factura proforma.
• Datos del vendedor: Tus datos, es decir, nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio fiscal.
• Datos del cliente: En él incluyes su nombre y apellidos o razón social de su empresa, NIF y domicilio fiscal.
• Descripción detallada de los productos y su precio unitario.
• Total de factura: Precio total neto, el IVA y el importe bruto.

Las proformas no llevan número. El número de factura sólo se asigna cuando pasamos una factura proforma a una factura final.

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Quién emite una factura proforma

Este tipo de facturas las expide el exportador para explicar las condiciones a las que está dispuesto a vender su mercancía. Por tanto, como vendedor, eres el que puede emitir facturas proformas.

Estas serán el origen de tu acuerdo de compraventa. Te recomendamos que la utilices para hacer una oferta comercial. También puedes emitir tus facturas proformas cuando envíes muestras que no tengan valor comercial, es decir, cuando mandas muestras de tus productos para darlos a conocer.

¿Cuál es la diferencia entre una factura proforma y un presupuesto?

La factura proforma y el presupuesto son dos documentos que sirven para lo mismo: informar a un cliente sobre el precio que tiene nuestro trabajo. Sin embargo, aunque comparten el mismo objetivo, no son lo mismo. Por ejemplo, no tienen el mismo nivel de detalle ni la misma validez jurídica.
Si quieres saber más sobre este tema, no te pierdas nuestro post sobre la diferencia entre factura proforma y presupuesto.

¿Cuál es la diferencia entre una factura proforma y un albarán?

Mientras que una factura proforma es un documento informativo que se envía antes de una venta para informar a un cliente sobre el precio o las condiciones de la operación, el albarán es un documento acreditativo que sirve para justificar una operación ya realizada, ya que se entrega después de haberse realizado la operación en sí.

¿Las facturas proforma llevan IVA?

Una factura proforma deberá llevar IVA siempre y cuando la operación documentada esté sujeta a este impuesto. Las facturas proformas son una forma de informar al cliente sobre todas las características de la operación, de forma que es necesario incluir esta información para que tu cliente sepa cuánto IVA debe pagar por esa compra.

Si tienes dudas sobre las facturas proformas te leemos en comentarios!