¿Sabes que tienes que aprobar tus cuentas anuales ahora para poder presentarlas en el Registro en julio?

por | Jun 24, 2021 | CONTABLE, FISCAL, INFORMACIÓN GENERAL | 0 Comentarios

Si tienes un negocio, seguro que sabes que cada ejercicio estás obligado presentar tus cuentas anuales en el Registro Mercantil. A continuación, repasamos los distintos documentos, los trámites y las fechas clave que debes cumplir para que no se te pase nada. Recuerda, si quieres despreocuparte de todo este papeleo, déjalo en nuestras manos.

Empecemos por el principio, ¿qué son las cuentas anuales? Se trata de una serie de información y documentos contables en los que se recoge toda la información financiera de una empresa.  Son de obligado cumplimiento y las sociedades tienen hasta el 30 de junio de este año para aprobar sus cuentas generales y posteriormente presentarlas en el Registro Mercantil el próximo 30 de julio. Es decir, tienes hasta el 30 de julio para presentar tus cuentas anuales. Puedes presentarlas en papel o telemáticamente.

Las cuentas anuales forman parte del Plan General de Contabilidad de Pymes y se elaboran cada doce meses (salvo casos puntuales como la disolución del negocio), y deberán estar firmadas por un administrador que confirme la veracidad de los datos que contienen.

Estos documentos, permiten evaluar, de forma global el estado de la actividad y también la evolución que ha tenido en el último año y son muy importantes a la hora de optar a subvenciones, créditos y al compararse con competidores.

¿Qué se incluye en las cuentas anuales?

Las cuentas anuales son diferentes documentos que, en su conjunto, muestran la situación económica de la empresa tanto del año en curso como una comparativa con los anteriores.

Por un lado, está el balance de situación. En él se reflejan los datos de los derechos y posesiones de la empresa, denominados activos; y sus deudas y obligaciones, sus pasivos. Dicho balance también registra el patrimonio neto del negocio, formado por los fondos propios o fuentes de financiación no exigibles, como el capital social, las reservas y los beneficios acumulados de anteriores ejercicios.

El segundo documento se trata de la cuenta de pérdidas y ganancias,  que integra los ingresos y gastos del ejercicio contable. Además, la diferencia entre los ingresos y gastos del negocio mostrará el resultado contable de cada ejercicio.

Por otra parte, los negocios deberán presentar dos estados: el estado de cambios del patrimonio neto y estado de flujos de efectivo.  Respecto al estado de flujos de efectivo, este documento informa sobre las variaciones y los movimientos de efectivo. Es decir, muestra el efectivo que ha sido generado por la empresa y aprovechado en las actividades operativas, inversión o financiación.

Finalmente, las cuentas anuales también incluyen la memoria.  En la Memoria debe incluirse cierta información, como las explicaciones sobre:

  • La actividad de la empresa;
  • los gastos de formación, activos fijos y fondo de comercio, los cuales son necesarios para el funcionamiento de la empresa;
  • los pasivos devengados e ingresos devengados;
  • cualquier cambio en los cálculos contables, etc.

¿Quién debe elaborar las Cuentas Anuales?

La elaboración de las Cuentas Anuales forma parte de las obligaciones contables de las sociedades mercantiles:

  • Sociedades Anónimas (S.A.),
  • Sociedades comanditarias por acciones y de garantía recíproca,
  • Sociedades de responsabilidad limitada (S.L.),
  • Fondos de pensiones
  • Todas las empresas que deban, por ley, hacer públicas sus Cuentas Anuales

Plazos para presentar las cuentas anuales

Las cuentas anuales han de ser formuladas por el empresario o los administradores. Para aquellas sociedades cuyo ejercicio finalice el 31 de diciembre de cada año, los plazos a tener en consideración son los siguientes:

  • Formulación de las cuentas anuales por los administradores de la entidad: 31 de marzo de 2021 (3 meses posteriores al cierre).
  • Legalización de los libros contables obligatorios: Libro Diario y el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: Hasta el 30 de abril de 2021 (4 meses posteriores al cierre).
  • Aprobación de las cuentas anuales por la Junta General de la Entidad: Hasta el 30 de junio de 2021 (6 meses posteriores al cierre).
  • Depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil: Hasta el 30 de julio de 2021 (un mes desde su aprobación por la Junta General).

¿A qué modelo de cuenta anual se acoge mi negocio?

La cifra de negocios, el número de trabajadores y el activo de la empresa determinará la obligatoriedad de presentar un modelo u otro de cara a la administración. Por ello, existen cuatro modelos oficiales de cuentas anuales:

  • Cuentas anuales ordinarias
  • Cuentas anuales abreviadas
  • Cuentas anuales pymes
  • Cuentas anuales microempresas

¿Cómo presentar las Cuentas Anuales?

Las Cuentas Anuales deben presentarse obligatoriamente cada doce meses. El plazo es de un mes desde que se aprueban en la Junta General Ordinaria de Acciones, que debe celebrarse en los seis meses siguientes al cierre del ejercicio. Por lo general, como en la mayoría de negocios, el ejercicio fiscal coincide con el año natural, el plazo máximo será el 30 de junio del año siguiente. Por ello, los canales disponibles para presentar las cuentas anuales son:

  • Papel: Será necesario acudir al Registro Mercantil con la instancia de presentación, la certificación de aprobación de cuentas y todos los documentos debidamente cumplimentados.
  • En CD o DVD: Otra opción es presentar un fichero almacenado en un soporte digital como un CD o un DVD. Debe presentarse: Instancia de presentación (por triplicado); certificación de aprobación de cuentas; certificado de la huella digital firmado; y CD o DVD en el que conste el fichero Zip con todos los demás documentos objeto de depósito.
  • Telemáticamente: La forma más rápida y cómoda para presentar las cuentas anuales es por Internet. En este caso, se enviará las cuentas anuales en formato digital a la sede electrónica del Colegio de Registradores. Para ello, necesitas estar dado de alta y tener un certificado de firma digital.

¿Qué sanciones conlleva no presentar las cuentas anuales?

La normativa precedente establece los límites de las sanciones entre 1.200 euros a 60.000 euros y cuando la sociedad o, en su caso, el grupo de sociedades tenga un volumen de facturación anual superior a 6 millones de euros, el límite de la multa para cada año de retraso se elevará a los 300.000 euros. Dentro de tales límites, los nuevos criterios para determinar el importe de la sanción serán los siguientes:

  • La sanción será del 0,5 por mil del importe total de las partidas de activo, más el 0,5 por mil de la cifra de ventas de la entidad incluida en la última declaración presentada ante la Administración Tributaria, cuyo original deberá aportarse en la tramitación del procedimiento.
  • Si no se aportase la declaración tributaria anterior, la sanción se establecerá en el 2% del capital social según los datos que obren en el Registro mercantil.
  • En caso de que se aporte la declaración tributaria, y el resultado de aplicar los mencionados porcentajes a la suma de las partidas del activo y venta fuera mayor que el 2% del capital social, se cuantificará la sanción en este último reducido en un 10 por ciento.

Como ves es mejor tenerlo todo al día y evitarnos futuros problemas. Déjalo todo en manos de profesionales y céntrate en tu negocio, nosotros nos ocupamos del resto.

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